După cum știți, banii adoră contul. Și, în practică, această regulă funcționează cu adevărat. În scopul majorității firmelor și organizațiilor, profitul joacă un rol dominant. Dar chiar și fără cheltuieli, absolut orice activitate este imposibilă. Pentru a obține un echilibru între afaceri de succes și respectarea legii, se aplică conceptul de disciplină în numerar. Una dintre componentele sale este menținerea obligatorie a unui registru de numerar de către toate firmele și întreprinderile.

Cartea de numerar este un document contabil care conține toate informațiile despre primirea și cheltuielile de fonduri. Desigur, există o formă juridică pentru o astfel de carte, dar este opțională pentru utilizare. Fiecare contribuabil are posibilitatea de a dezvolta și utiliza în mod independent o carte de numerar în activitățile sale, cu condiția să conțină detalii obligatorii.

Procedura de întreținere pentru 2019

Cartea ia în considerare toate tranzacțiile financiare efectuate în timpul zilei

Responsabilitatea pentru păstrarea registrului de numerar revine fie contabilului șef al organizației, fie persoanei însărcinate cu desfășurarea activităților contabile. Responsabilul casierului este numit prin ordin al șefului organizației.

Cartea de numerar este păstrată într-un singur exemplar. Exceptie fac firmele care au divizii separate cu un sold de numerar independent.

În acest caz, fiecare departament își păstrează propriul cont. În acest caz, originalul registrului de numerar al fiecărei subdiviziuni separate se află în subdiviziune, iar copii ale acestei cărți trebuie transferate instituției principale pentru rapoarte obligatorii și informații despre contabilitatea fondurilor. Dacă șefii organizației au decis că ar fi mai convenabil pentru activitățile lor să păstreze un registru de numerar sub formă de hârtie, atunci în acest caz registrul de numerar este un jurnal de hârtie cu detalii obligatorii.

Dar există întotdeauna o alternativă: este permisă păstrarea carnetului de numerar în formă electronică. Deci, este un program special cu completarea obligatorie a coloanelor.

Nuanțe de completare a unui document

Întreținerea manuală a documentelor este foarte incomodă

Păstrarea unui registru de numerar într-o organizație este cel mai adesea responsabilitatea unui contabil. În fiecare zi, când s-au făcut tranzacții cu bani, casieria la începutul și la sfârșitul zilei de lucru reunește soldurile.

Orice primire de numerar la casierie este înregistrată printr-o chitanță și un ordin de numerar, iar orice emisiune de bani este reflectată într-o fișă de cheltuieli.

În acest caz, numerele și informațiile de pe comenzile de mai sus trebuie indicate în registrul de numerar. Toate operațiunile sunt astfel înregistrate la sfârșitul fiecărei zile și certificate prin semnătura contabilului șef. După aceste informații, merge la contabilul șef al organizației pentru verificare.

La completarea propriu-zisă a numerarului, trebuie îndeplinite și câteva cerințe:

• pagina de titlu a cărții trebuie să conțină detaliile organizației (sau dacă există o subdiviziune separată);
• numerotarea fiecărei pagini a cărții este obligatorie;
• aspectul cărții trebuie să se potrivească cu anul fiscal.

Caracteristicile completării formularului electronic

Documentul este întreținut de un casier și certificat de un contabil

Contabilul folosește multe programe în munca sa. În special, cartea de mai sus în formă electronică, în timp ce toate informațiile necesare despre primirea și cheltuielile de fonduri, contabilul intră în program în timpul zilei.

De regulă, o carte electronică de numerar este o masă. Există două opțiuni pentru păstrarea unei cărți: complet în formă electronică și întreținere electronică cu imprimarea ulterioară a informațiilor. În acest din urmă caz, la sfârșitul fiecărei zile, după completarea tuturor informațiilor necesare, cartea de numerar pe hârtie este certificată de contabilul șef.

Atunci când mențineți o carte de numerar în întregime în format electronic, informațiile din carte trebuie să fie certificate printr-o semnătură electronică.

Pentru a proteja informațiile programului de terți, se recomandă setarea unui bloc împotriva accesului neautorizat.

Depozitarea carnetului de numerar

Depozitarea carnetelor de numerar în 2019 trebuie efectuată în conformitate cu reglementările stabilite. Locația de depozitare poate fi arhiva organizației sau alt loc special care asigură siguranța pe întreaga perioadă de depozitare a documentelor contabile, și anume, cel puțin 5 ani după perioada de raportare. Depozitarea corectă a cărților de numerar va salva compania de impozite și răspunderi administrative.

Cartea de numerar este unul dintre cele mai importante documente financiare din orice organizație. Trebuie remarcat faptul că introducerea pe scară largă a aparatelor de marcat electronice online nu elimină menținerea aparatelor de marcat.

Cash book este un jurnal intern special al întreprinderilor și organizațiilor, în care sunt înregistrate toate operațiunile efectuate cu ajutorul numerarului. Adică, toate persoanele juridice și antreprenorii individuali care utilizează plăți în numerar trebuie să utilizeze registrul de numerar în activitățile lor. În același timp, volumul cifrei de afaceri în numerar nu contează, dacă cel puțin una sau două astfel de tranzacții au loc în perioada de raportare, acest document trebuie totuși completat. Ce formă de impozitare este utilizată, de asemenea, nu contează.

Dosare

Cine este responsabil pentru păstrarea cărții

Menținerea acestui document este de competența angajatului care este responsabil pentru tranzacțiile în numerar din companie (de obicei este fie casierul, fie contabilul organizației). De asemenea, compania ar trebui să organizeze controlul asupra completării documentului, care este de obicei atribuit contabilului șef sau direct șefului întreprinderii.

Carnetul de numerar trebuie întocmit în cel mai atent mod, deoarece informațiile reflectate în acesta sunt întotdeauna verificate cu atenție de către specialiștii fiscali în timpul inspecțiilor de teren.

Orice erori constatate pot duce la sancțiuni administrative grave sub forma unor amenzi mari.

Reguli de bază pentru înregistrarea unui registru de numerar

1. Cartea de numerar este începută anual și este menținută de la începutul până la sfârșitul anului. Dacă s-a încheiat înainte de sfârșitul perioadei de raportare, se întocmește un al doilea registru de numerar, ale cărui înregistrări continuă să fie făcute în ordine cronologică.
2. O puteți completa atât în \u200b\u200bformă scrisă de mână, cât și pe computer. Toate informațiile ar trebui să se potrivească în ordine, fără goluri.
3. Cartea de numerar este formată din două părți:
   • pagina de copertă, unde sunt introduse informații despre companie,
   • paginile principale, unde sunt indicate datele privind tranzacțiile financiare în numerar efectuate pentru fiecare zi.
4. Fiecare foaie are două exemplare, dintre care unul, după umplere, trebuie lăsat în carte, iar a doua trebuie tăiată și transferată către specialiștii departamentului de contabilitate. Toate foile din registrul de numerar trebuie numerotate în mod obișnuit și dantelate. Numărul de foi din carte ar trebui să fie scris pe ultima pagină și asigurați-vă că ați certificat aceste informații cu semnătura contabilului șef, a directorului întreprinderii și a sigiliului (dacă există).
5. Este imposibil să faceți greșeli, ștergeri și inexactități în document, dar dacă s-au întâmplat, ar trebui să ștergeți informațiile incorecte și să introduceți cu atenție informațiile corecte lângă acesta. Corecția trebuie certificată prin semnătura casierului și a contabilului șef. Puteți completa cartea de numerar numai cu un pix (creioanele nu sunt permise).
6. Cartea de numerar trebuie păstrată zilnic, dar dacă nu s-au efectuat tranzacții în numerar într-o anumită zi, nu este necesar să completați fișele. La sfârșitul fiecărei schimburi de muncă, casierul este obligat să depună documentul la departamentul de contabilitate, împreună cu restul „primarului”. După verificarea informațiilor introduse în ea, contabilul semnează cartea și o returnează casierului.
7. O singură întreprindere nu poate avea două registre de numerar, cu excepția cazurilor în care o persoană juridică are reprezentanțe și sucursale - trebuie să aibă propriile documente similare (în timp ce copii ale registrului de numerar și ale documentelor de plată trebuie transferate în mod regulat la sediul central).

Instrucțiuni pentru înregistrarea unui registru de numerar

La inceput

• Pe pagina de titlu a cărții, scrieți mai întâi numele complet al companiei care deține acest document, unitate structurală (dacă este necesar)
• Se introduce codul OKPO (situat în hârtiile constitutive ale companiei) și se introduce anul pentru care este deschis registrul de numerar.
• Pe ultima pagină a documentului, este imperativ să indicați numărul de foi din acesta, semnătura managerului, contabilului șef și data închiderii registrului de numerar. Datele indicate sunt întocmite pe prima foaie a formularului de numerar.

Corpul principal al cărții

• Pe foaia necesară, ar trebui să indicați data finalizării acesteia, precum și numărul (conform ordinii de păstrare a registrului de numerar).
• Apoi, numărul documentului primar este introdus în tabelul din prima coloană (chitanță și ordin de cheltuieli la primirea numerarului și la emiterea acestuia).
• Apoi se introduc informații despre cine au fost primite fondurile sau către cine (atât persoanele juridice, cât și persoanele fizice pot fi indicate aici), numărul contului corespunzător. Suma trebuie introdusă în coloana căreia îi aparține (fie venituri, fie cheltuieli).
• După completarea tuturor liniilor necesare, cele goale trebuie tăiate sub forma literei Z sau transversal, iar la sfârșitul zilei, suma finală din fiecare coloană trebuie calculată și indicată în „Total” celule.
• Mai jos, în linia corespunzătoare, introduceți soldul de numerar la casă la sfârșitul zilei.
• În concluzie, documentul trebuie semnat de casierul care a completat documentul, precum și de contabilul șef (cu semnături decriptate).

Păstrați carnetul de numerar timp de cel puțin cinci ani.

Pentru a ține totul sub control și pentru a putea urmări cu ușurință mișcarea fondurilor, întreprinderea dvs. ar trebui să aibă un carte de numerar KO-4, precum și toate tranzacțiile de cheltuieli pentru emiterea de numerar trebuie să fie înscrise în această carte la timp.

Menținerea acestei cărți constă în faptul că casierul, sau un contabil, face și fixează sumele primite de companie sau transferate altora prin casier. Este posibil să introduceți date în această carte numai dacă există un document de însoțire adecvat, cum ar fi un ordin de numerar primit sau ieșit.

Carte de numerar (eșantion). Exemplu de completare a unui formular

Foaie completată a registrului de numerar (formular KO-4). Începutul foii

Mai jos descriem cum se completează corect registrul de numerar și, pentru percepția vizuală, este atașat un eșantion al formularului KO-4.

Dacă registrul dvs. de numerar are un formular pe hârtie, asigurați-vă că toate foile conțin numerotare, chiar dacă sunt goale în prezent. Pe prima pagină a acestei cărți, trebuie indicat numărul complet de foi și aceste informații trebuie să fie certificate prin sigiliul umed al organizației cu semnătura șefului. Înscrierile din carte sunt păstrate zilnic și fiecare tranzacție în numerar este cu siguranță introdusă în ziua finalizării sale, iar documentele însoțitoare sunt anexate confirmând această tranzacție.

Când se primesc active materiale la casierie, pe formularul KO-4, este necesar să introduceți „Sosire”, dacă fondurile sunt retrase de la casă, introduceți cuvântul „Cheltuieli” în această linie.

Fiecare tranzacție este însoțită de un număr de serie, un rezumat al tranzacției și un număr de cont (corespunzător contului de numerar). În fiecare zi, la sfârșitul zilei de lucru (tura), casierul contabilizează numerarul din casa de marcat, compară suma fondurilor primite și retrase și, pe baza informațiilor primite, le introduce în registrul de numerar în câmpul corespunzător „Sold la sfârșitul zilei: ____ frecați. ___ polițist. "

Documentul completat trebuie să fie certificat prin semnătura personală a casierului și a contabilului organizației. Este demn de remarcat faptul că numărul de documente care confirmă tranzacțiile trebuie să coincidă cu numărul de tranzacții zilnice. Toate aceste informații sunt introduse în registrul de numerar KO-4 și înregistrate în 2 exemplare, primul rămâne în carte, iar al doilea este transferat către departamentul de contabilitate împreună cu originalele documentelor justificative.

Foaie completată a registrului de numerar (formular KO-4). Sfârșitul foii de semnătură

Această carte admite prezența corecțiilor, în astfel de cazuri, eroarea este tăiată (astfel încât datele introduse incorect să poată fi văzute) și datele corecte să fie introduse deasupra. Alături de corecție, casierul și contabilul-șef trebuie să semneze.

Pagina de titlu a formularului trebuie să conțină numele legal complet al organizației, unității structurale, codurile OKUD și OKPO, precum și perioada de întreținere a documentului. La efectuarea oricărei înregistrări în carte, câmpurile de la care au fost primite fondurile sau cărora li s-au transferat fondurile, precum și suma acestora.

În cazul în care carnetul dvs. de numerar este păstrat în formă electronică, la sfârșitul fiecărei zile lucrătoare, trebuie să faceți o imprimare a tuturor înregistrărilor făcute în două exemplare, să aplicați un sigiliu umed al întreprinderii și să dați un eșantion KO4 la contabilitate departament și coaseți al doilea într-un folder special.

Ce este

Carte de numerar - acesta este unul dintre documentele de disciplină în numerar, care reflectă informații cu privire la toate încasările și retragerile de numerar de la casieria organizației. Înscrierile în carnetul de numerar sunt făcute de casier (sau de o persoană care îl înlocuiește) pe baza fiecărei chitanțe (PKO) și a cheltuielilor (RCO).

Notăîncepând cu 1 iunie 2014, există o procedură simplificată pentru menținerea disciplinei de numerar, conform căreia antreprenorii individuali sunt mai mulți nu trebuie întocmește documente de numerar (PKO, casă de marcat și carte de numerar).

Cum să mențineți corect o carte de numerar în 2019

Cartea de numerar poate fi păstrată pe hârtie sau în formă electronică:

• pe hârtie cartea este întocmită manual sau folosind un computer (altă tehnologie) și semnată cu semnături scrise de mână.
• electronic cartea este întocmită folosind un computer (alte echipamente) pentru a asigura protecția acesteia împotriva accesului neautorizat și este semnată cu semnături electronice.

De-a lungul activităților organizației, o carte de numerar (chiar dacă se desfășoară mai multe tipuri de activități pe diferite sisteme fiscale).

Notă: subdiviziuni separate își păstrează propriul registru de numerar și transferă copii ale foilor sale la sediul central în modul stabilit de organizație, ținând cont de perioada de întocmire a situațiilor financiare.

Înscrierile în registrul de numerar se fac de casier (persoana care îl înlocuiește) pe baza fiecărui PKO și casă de marcat La sfârșitul zilei de lucru, casierul verifică datele conținute în registrul de numerar cu datele documentelor de numerar primite și ieșite, afișează suma soldului de numerar pe casa de marcat din carte și aplică o semnătură.

După aceasta, înregistrarea în registrul de numerar este verificată de către contabilul șef sau contabil (în absența lor - de către șef) și, de asemenea, pune semnătura acestuia.

Notă, dacă tranzacțiile în numerar nu au fost efectuate pe parcursul zilei, atunci nu trebuie completat registrul de numerar pentru ziua respectivă.

Formular de carte de numerar (formular KO-4)

Carte de numerar (formular KO-4), valabilă în 2019:

• descărcați formularul în format Word;
• descărcați formularul în format excel.

Cum se completează o carte de numerar

Instrucțiuni pentru completarea formularului de numerar

Pagina titlu:

In linie "Organizare" numele organizației este indicat în conformitate cu documentele constitutive (de exemplu, Societate cu răspundere limitată "Companie" sau LLC "Companie").

In linie „De OKPO” este necesar să indicați codul OKPO în conformitate cu notificarea primită de la Rosstat. Dacă nu a fost atribuit niciun cod, puneți o liniuță.

In mijloc se indică perioada, pe care este întocmit carnetul de numerar (de exemplu, CASH BOOK pentru aprilie 2019).

Casier:

In linie "Casier pentru" ziua pentru care se formează foaia de numerar (de exemplu, pentru 15 aprilie 2019). În aceeași linie, trebuie să indicați numărul de serie al casei de marcat.

Rânduri într-o masă sunt completate în conformitate cu chitanța (PKO) și documentele de cheltuieli (RCO) emise în timpul zilei lucrătoare:

În coloană "Numarul documentului" numerele de serie ale ordinelor de numerar primite sau expediate sunt indicate rând cu rând.

În coloană „De la cine a primit sau către cine a emis” linie cu linie sunt indicate numele complet al persoanelor sau numele organizațiilor (IP) de la care s-a primit numerar sau către care s-a emis numerar în conformitate cu PKO și RCO.

În coloană „Numărul contului corespunzător, subcont” este necesar să indicați rând cu rând numerele conturilor corespunzătoare pentru fiecare PKO și RCO.

În coloană "Venire" rând cu rând se indică suma de numerar care a fost primită de casier pentru fiecare ordin de numerar primit. Pentru serviciile de gestionare a numerarului, această coloană nu este completată.

În coloană "Consum" sunt indicate sume de numerar linie cu linie care au fost emise de la casă pentru fiecare comandă de ieșire de numerar. Pentru PKO, această coloană nu este completată.

In linie „Total pentru zi” suma numerarului primit și emis pe zi lucrătoare este indicată în conformitate cu documentele de numerar primite și ieșite.

In linie „Sold la sfârșitul zilei” indică suma de numerar care a rămas în casă la sfârșitul zilei lucrătoare. Dacă soldul include bani alocați pentru salarii, burse și beneficii sociale, atunci suma acestora ar trebui indicată într-o linie separată de mai jos.

La sfârșitul casei de marcat, un contabil autorizat să verifice carnetul de numerar trebuie să indice în cuvinte numărul de chitanță și cheltuielile documentelor primite și să semneze cu o decriptare.

Un eșantion de completare a unei cărți de numerar în 2019

Pagina titlu

Casierul nr. 1

Casierul nr. 2

ultima pagina

Partea tabelară a documentului este prezentată sub forma a două foi identice, dintre care una (partea principală) rămâne în carnetul de numerar, iar a doua (partea de rupere) este transferată către departamentul de contabilitate ca raport al casieriei. Introducerea datelor în ambele părți ale documentului se efectuează exact în același mod.

Linie înaintea mesei

• Perioada pentru care este completată foaia de formular KO-4. Procedura pentru efectuarea tranzacțiilor în numerar (Ordonanța Băncii Rusiei nr. 3210-U din 03/11/14) stabilește că în zilele în care nu s-au efectuat încasări și retrageri de numerar, nu este necesar să se completeze KO-4 formă;
• Numărul foii de carte de numerar.

• Numărul documentului principal (chitanță sau notă de debit);
• Date despre persoana care a transferat sau a primit fondurile. Această coloană poate reflecta informații atât despre indivizi - contractanții organizației, cât și despre companiile partenere;
• Numărul contului corespondent. Contul este indicat în funcție de baza pentru primirea sau emiterea de fonduri. De exemplu, dacă sunt emise de la casă, ar trebui indicate 71 de facturi, iar dacă banii sunt emiși furnizorului, atunci 60 de facturi;
• Suma chitanței sau cheltuielilor. În funcție de fondurile care au venit la companie sau au fost emise de la casierie, suma se reflectă în coloana corespunzătoare „Venit” sau „Cheltuieli”.

Pentru a reflecta tranzacțiile în numerar pe parcursul zilei, sunt furnizate două pagini ale documentului. Primul conține informații despre soldul fondurilor la începutul zilei, precum și calendarul pentru reflectarea tranzacțiilor curente în numerar pentru ziua respectivă. În partea de jos există o linie „Continuare”, concepută pentru a rezuma pagina și a transfera restul la pagina următoare a documentului.

În cazul în care au existat puține tranzacții în numerar și foaia nu a fost completată complet, pentru a preveni intrări nevalide în întreaga zonă goală a tabelului, casierul ar trebui să pună litera Z (acest lucru este valabil atât pentru prima, cât și pentru a doua pagină a răspândirii).

După ce toate informațiile despre încasarea și consumul de numerar sunt reflectate, este necesar să adăugați sumele totale și să indicați soldul fondurilor la sfârșitul zilei. Soldul este indicat luând în considerare fondurile care sunt planificate pentru emiterea de salarii și beneficii. Regulile de conduită determină capacitatea companiilor de a păstra banii în casierie peste limita stabilită în perioadele de salarizare în termen de trei zile.

După completare, casierul responsabil cu întocmirea registrului de numerar își pune semnătura și decriptarea în document și transferă partea de rupere, precum și comenzile de numerar primite și ieșite către departamentul de contabilitate.

Angajatul contabil verifică înregistrările din registrul de numerar, indică numărul de documente de intrare și ieșire în cuvinte, își pune semnătura și decriptarea sub forma KO-4.