Трудова книжка на наразі є одним з найбільш важливих документів для працездатного громадянина.

Протягом всього періоду роботи на ІП або в підприємстві вона зберігається у відділі кадрів і видається на руки працівникові тільки в момент звільнення.

Якщо громадянину знадобиться звернутися в банк для оформлення кредиту, керівник зобов'язаний видати завірену копію документа. Як відбувається оформлення даної копії, ви зможете дізнатися, ознайомившись зі статтею.

Навіщо банку потрібна копія трудової?

Будь-який громадянин, хоча б раз в житті брав кредит або грошова позика в фінансової організації, знає, що такі установи вимагають надання підтвердження платоспроможності особи.

Зробити це можна за допомогою довідки про отримувані доходи або завірену ксерокопії трудової книжки.

Якщо відомості в довідці можливо змінити, другий документ підробити вкрай складно, саме тому деякі банки віддають перевагу копії трудової.

Даний документ не тільки здатний довести факт наявності у заявника постійного заробітку, а й підтвердити, що прибуток виходить їм на законних підставах.

Хто займається засвідченням копії документа?

Спосіб запевнення ксерокопії даного документа залежить від того, у кого знаходиться трудова. Якщо книжка зберігається у відділі кадрів, громадянину потрібно звернутися до керівника або кадровику з відповідною заявою про надання копії трудової.

Якщо ж документ перебуває на руках у особи (наприклад, у зв'язку зі звільненням), процедура запевнення лягає на його плечі.

В останньому випадку копія трудової для банку виходить і завіряється в найближчій нотаріальній конторі.

Вартість послуги залежить від регіону країни і розцінок конкретної організації. Всі витрати повинен оплатити сам громадянин.

Як завіряти копію трудової книжки для банку?

Виготовлення дубліката - нескладна справа, досить роздрукувати потрібні для звернення в банк листи трудової на ксероксі. На практиці копіюються всі сторінки, що містять записи.

З цією метою також допускається використання сканера. Всі роздруковані або відксерокопіювати листи необхідно скріпити (прошити або з'єднати за допомогою степлера).

Виділяють 2 способи запевнення дубліката:

• у нотаріуса;
• у відділі кадрів.

Засвідчення копії документа роботодавцем

Працевлаштований громадянин повинен звернутися з відповідною заявою про надання завіреного дубліката документа до відділу кадрів підприємства або безпосередньо до начальства.

Запит зазвичай складається у довільній формі, якщо внутрішні правила організації не передбачають іншого порядку дій в такій ситуації.

Розгляд залишеної заявки займає не більше 3 днів, після чого громадянинові надається письмова відповідь. У разі підбадьорення вимоги співробітника уповноважена особа (кадровик, бухгалтер або сам керівник) знімають копії з документа і запевняють їх відповідним чином.

Відмова в наданні дубліката повинен бути обгрунтований. В такому випадку громадянин має право оскаржити дане рішення начальства.

Кожна сторінка ксерокопії повинна містити:

• печатка організації або ІП (при її наявності);
• дату запевнення;
• прізвище та ініціали посадової особи, уповноваженої на засвідчення справжності дубліката;
• підпис завірителя;
• напис, що підтверджує, що копії вірні.

Формально оформленням повинен займатися кадровик або сам керівник, однак при відсутності у ІП або організації відділу кадрів ці правила переходить до бухгалтеру.

Останній лист дубліката також може мати додаткові записи, які відсутні на інших сторінках. Наприклад, якщо співробітник продовжує працювати у фірмі, необхідно зробити запис про це в формулюванні «працює по теперішній час».

На практиці керівництво співробітника рідко відмовляє в наданні копії трудової, так як без наявності вагомих підстав таке рішення порушує права працевлаштованого громадянина.

Засвідчення копії самим громадянином

Зробити копії всіх листів трудової книжки і прошити їх може як сам її власник, так і фахівець. Громадянин самостійно вибирає нотаріальну контору, яка займеться посвідченням дубліката.

Нотаріус має право завірити ксерокопії виключно після ознайомлення з оригіналами документів - паспортом громадянина і його трудовий.

В цьому випадку писати заяву про надання послуги немає необхідності. Після закінчення перевірки фахівець вписує такі дані на останню сторінку дубліката:

• своє прізвище та ініціали;
• контакти нотаріальної контори;
• дату запевнення;
• особистий підпис;
• запис про те, що ця копія вірна.

На останньому аркуші також повинна ставитися підпис заявника, що підтверджує ознайомлення з текстом ксерокопій.

Варто відзначити, що сам громадянин не має законного права на запевнення дубліката документа.

urmozg.ru

Особа, яка має право завіряти копію трудової книжки

Згідно зі встановленими нормативними актами копію трудової посвідчує особу, відповідальну за кадрові документи. У великих компаніях це відділ кадрів або служба управління персоналом. У малих підприємствах, у яких в штаті не передбачені кадрові працівники, їх функції виконує бухгалтер. Завірити копію трудової книжки також може директор фірми.

Як правильно завірити копію трудової книжки

На оформлення копії трудової книжки та видачу її працівнику на руки відводиться до 3-х днів. Якщо потрібна повна інформація про стаж і місцях роботи працівника, то завірити копію трудової книжки рекомендується наступним чином:

- зробити копії всіх листів трудової, на яких є записи, починаючи з титульної сторінки із зазначенням особистих даних і закінчуючи листом, що містить інформацію про останнє місце роботи;

- на всіх аркушах, крім останнього, кадровий працівник або керівник пише «копія вірна», ставить поточну дату і печатку, вказує посаду та розписується, друк і текст повинні розташовуватися частково на безпосередній копії документа, а частково - на чистій частині листа;

- копія останньої сторінки трудової книжки оформляється таким же чином, тільки додається фраза «В даний час працює».

Якщо необхідно надати вибіркову інформацію про конкретне місце роботи, то роботодавцем видається виписка з трудової, яка також є юридичним документом. Для цього робиться копія титульного аркуша і сторінок, що містять необхідні записи, які засвідчуються таким же чином, як і трудова книжка.

Які б записи про стаж або місці роботи не були потрібні, завірятися вони повинні роботодавцем або його представником, у якого в даний момент працевлаштований працівник і знаходиться трудова книжка.

Щоб запевнити копію трудової, і цей документ мав юридичну силу, необхідно кожен розворот книжки розміщувати на аркуші в форматі А4.

Копія трудової книжки: термін дії

Копія трудової книжки дійсна протягом одного місяця після її видачі за умови, що в документ не вносилися нові записи. Якщо працівник звільнився або змінив професію, то копія трудової стає недійсною.

Завірити копію трудової книжки можна в нотаріальній конторі. Тоді вона буде мати термін дії без обмежень, але до внесення в документ нових даних.

www.kakprosto.ru

Головна Зразки форми бланки формуляри документів

Перед тим як переробляти приклад, обов'язково слід добре перевірити написані в ньому статті кодексів. За закінченням великої кількості місяців вони ймовірно можуть втратити свою свіжість. Вільні гроші для начальника не зайві. Правильний приклад зміцнить в подоланні труднощів при вигадуванні претензійного листа. Це дасть шлях заощадити на оплаті юриста.

Трудову книжку як один з документів, що підтверджують кредитоспроможність позичальника, можуть попросити в банківській установі для отримання кредиту. Оскільки цей важливий документ в установах і організаціях оформляється, враховується, зберігається у відділі кадрів і не видається на руки інакше, як за письмовим зверненням працівника, саме сюди і слід звертатися за копією документа.

Копії для банку: як завіряти

За заявою співробітника, в якому він просить видати підтверджену копію трудової книжки, відповідальний працівник ОК зобов'язаний протягом 3-х робочих днів з дня звернення її підготувати. Особливої \u200b\u200bскладності в цьому немає. Досить віддрукувати ксерокопію всіх вхідних в документ сторінок, починаючи з титульного листа, де зазначено прізвище, ім'я та по батькові заявника. На останній сторінці від руки робиться запис про те, що її власник і по сей день працює в організації на посаді (пишеться, який саме). Запис повинен мати порядковий номер. Після неї співробітник ОК ставить свій підпис, її розшифровку із зазначенням вже власної посади і засвідчує запис печаткою. Однак оформлення копії цим не закінчується. Правильно запевнити трудову книжку для банку означає необхідність відповідної позначки «вірно» на кожному її аркуші. Вона ставиться спеціальним штампом або пишеться від руки. Але в обох випадках необхідна знову підпис посадової особи з відділу кадрів, її розшифровка, дата.

Далі слід прошивка копії за вимогами діловодства. Необхідно згідно з нумерацією сторінок (якщо їх немає - проставити в нижньому правому куті) скласти всі завірені копії сторінок, прошнурувати або прошити. Залишивши кінці шнура або ниток вільними, наклеїти на них паперову табличку з написом про кількість пронумерованих і прошитих аркушів з датою і підписом (з розшифровкою) котрий запевняє. Зшиті аркуші скріплюється печаткою ОК.

Засвідчення трудової для інших установ

Разом з тим, існують фінансові установи, яким не потрібно копія трудової книжки. Це стосується в першу чергу тих з них, які займаються експрес-кредитуванням. Найчастіше без подібного підтвердження працевлаштування можна купувати побутову техніку в торгових центрах або в спеціалізованих магазинах, оформляючи кредит через банківське представництво в них.

Грошовий кредит в цьому відношенні отримати складніше, проте існують банки, які і в цьому випадку не вимагають завіреної копії трудової книжки. Їм достатньо довідки про заробітну плату і паспорта.

Як правильно завірити копію трудової книжки для банку?

Копія трудової книжки входить в список документів, які позичальник повинен надати в банк для отримання кредиту. У цьому пості мова піде про те, як правильно повинна бути завірена копія трудової книжки. Отже, правильно завірена копія трудової книжки повинна бути оформлена таким чином:

штамп або напис «копія вірна» повинні стояти на кожній сторінці копії трудової книжки;

в обов'язковому порядку, на кожній сторінці копії трудової книжки, вказується посада особи, яка засвідчує копію, а також його особистий підпис з розшифровкою (тобто прізвище та ініціали);

відразу під записом про прийом на роботу за останнім місцем, в графі «№ запису» вказується наступний порядковий номер запису, потім у відповідних графах проставляється дата (число, місяць і рік) запевнення і далі пишеться фраза: «Працює по теперішній час».

data-yashareType \u003d "button" data-yashareQuickServices \u003d »yaru, vkontakte, facebook, twitter, odnoklassniki, moimir, lj, gplus»

Як завірити копію трудової книжки

При оформленні деяких паперів від заявника потрібно надати копію трудової книжки. Потрібно розуміти: мало віднести книжку на ксерокс і перезняти сторінки. Щоб представляти офіційну цінність, копія повинна бути завірена. Хто і як може це зробити?

Почнемо з того, що копія трудової книжки може знадобитися при отриманні закордонного паспорта, для банку при видачі кредиту, вона буде потрібно для пенсійного фонду, коли прийде пора оформляти пенсію. Зроблена неправильно, вона не послужить документом. Розглянемо все по порядку.

Де зробити копію

Звернувшись до відділу кадрів за місцем роботи, ви повинні попросити надати вам копію трудової книжки. Зазвичай це роблять протягом 1-3 днів. Якщо організація невелика, то облік працівників може бути покладено на окрему людину - секретаря або бухгалтера. До нього і потрібно звертатися. У разі, якщо ви вже не працює і трудова книжку у вас на руках - зрозуміло, що отксерить листи ви зможете і самі. Де запевнити - розповімо пізніше, давайте спочатку правильно знімемо копію.

Як правильно зробити копію

Знімають копії всіх сторінок, починаючи з особистих даних і закінчуючи зазначенням останнього місця роботи. Розвороти поміщають на аркушах формату А-4, кожен на окремому. Не варто робити копії двосторонніми.

Завірена повинна бути кожна сторінка. На ній проставляється печатка організації, напис «Копія вірна», дата, посада котрий запевняє і його особистий підпис. При цьому напис і друк повинні захоплювати частину надрукованого тексту. На останній сторінці, крім цього, дописується фраза: «Працює по теперішній час» або «Звільнено з такого-то числа» - за обставинами.

Практикують і такий варіант: всі листи пронумеровують, складають по порядку і прошивають нитками. На останній сторінці вказують: «прошито і пронумеровано ... сторінок», знову ж пишуть «Копія вірна», дату, посаду, підпис. Друк ставлять таким чином, щоб вона, крім напису, розташовувалася і на нитках зшивання.

Завіряти копії трудових книжок має право працівник, на якого покладено обов'язки щодо їх відання. Іншими словами, кадровик. У разі необхідності зробити це може і безпосередньо керівник організації. Якщо ви не працюєте, і трудова книжка знаходиться у вас на руках, з цим проханням можна звернути за останнім місцем роботи або просто до нотаріуса.

Кажуть, при оформленні документів для закордонного паспорта вашу копію можуть запевнити прямо на місці (при наявності оригіналу), проте краще не ризикувати і приготувати все заздалегідь. Тим більше, що це не так і складно.

Як запевнити трудову книжку для банку

Сьогодні практично неможливо отримати схвалення банку на видачу кредиту, оформлення іпотеки або іншого позики без надання серед інших документів копії трудової книжки, що пройшла процедуру запевнення за всіма правилами. Якщо потенційний позичальник в даний час не працює, трудова книжка знаходиться у нього на руках, то в даному випадку складнощів, як правило, не виникає. Але якщо кредит необхідний працюючій людині, у якого книжка зберігається в організації, як вчинити в такому випадку?

Якщо книжка знаходиться у Вас, можна звернутися в нотаріальну контору для виконання процедури засвідчення. Законодавство Російської Федерації передбачає, що нотаріус видає завірений примірник не відразу. Для даної процедури необхідно мати при собі паспорт або інший, що засвідчує Вашу особу, документ. У разі відсутності таких документів передбачається використання спеціальної форми довіреності. Після того, як всі правила буду дотримані, особистість здобувача встановлена, а вимоги, що пред'являються до завіряє документи, виконані, нотаріус зробить копію з наданою Вами трудовий книжку і запевнить її відповідно до закону. Дана процедура не тривала і займає, як правило, кілька хвилин. В окремих випадках може тривати до години.

У завіреної копії існує термін дії, який обмежується лише терміном дії оригіналу. Але не варто забувати і про те, що, як тільки Ви змінюєте місце роботи або звільняєтеся, завірена нотаріусом копія трудової книжки стає недійсною.

Коли відносини працівника і роботодавця оформлені за всіма правилами Трудового Кодексу, трудова книжка повинна залишатися на зберіганні в організації роботодавця. Для того, щоб отримати книжку, необхідно звернутися в службу персоналу, відділ кадрів, а в деяких випадках безпосередньо до начальника. На ім'я керівника організації потрібно написати заяву з проханням видати завірену роботодавцем копію трудової книжки. Причиною слід вказати необхідність надати дані відомості в банк. Майте на увазі, що на виконання такої процедури співробітник відділу кадрів має в розпорядженні три робочих дня.

Як тільки копія буде готова, її можна отримати у відділі кадрів. Перевірте, щоб копія трудової книжки містила всі необхідні реквізити. Кожен лист повинен містити: напис «Копія вірна»; печатка організації; ПІБ, посада та розпис особи, яка засвідчує копію; дата засвідчення.

Крім всіх перерахованих вище даних, остання сторінка також повинна містити такі записи:

- «Працює по теперішній час на посаді ...»;

- друк, ПІБ та посада особи, яка засвідчує копію, її підпис, дата.

Подібна копія має термін дії один місяць з моменту запевнення. У разі появи в трудовій книжці додаткових записів, при зміні роботи або звільнення копія стає недійсною.

джерела:
,

bfmac.com

Подача заявки

У багатьох випадках (наприклад, при подачі заявки на видачу кредиту або різних субсидій) при подачі документації запитують виписку з трудової. Тут виникає питання: як подати документ, який (згідно прописаному в Трудовому кодексі заборони) заборонений для видачі працівнику до моменту звільнення?

При необхідності на запит співробітника роботодавець оформляє виписку / копію формуляра. Обов'язкова умова - подача працівником письмової заяви керівника підприємства або відділу кадрів (ОК). Згідно з Постановою уряду №22, видача копії відбувається не пізніше 3-х робочих днів з моменту прийняття заяви.

Подача заявки - практика, здійснювана в великих компаніях, де працює велика кількість співробітників. У малих організаціях процес спрощений до усної прохання про необхідність копії свого трудового. Якщо ж громадянин безробітний, і трудова знаходиться у нього на руках, завірити її копію можна в будь-якому нотаріальному бюро.

Крім того, немає необхідності в поданні повної копії документа - найчастіше досить сторінки з особистими даними і листів з інформацією про окремі відрізках часу трудової діяльності.

Також необов'язково ксерокопіювати трудову на принтері, при поганій якості друку або змащеному тексті бланка дозволено набирати необхідну інформацію на комп'ютері.

Наступний етап: завірення копії трудової

Копія формуляра отримує юридичну силу тільки при абсолютно правильному завіренні. На жаль, недосвідчений керівник може неправильно запевнити документ, отже, необхідно самому знати всі нюанси і ретельно перевірити копію перед тим, як подавати в необхідні органи.

Правила запевнення детально викладені нижче:

1. Так, на кожну сторінку наноситься відповідний штамп «Копія вірна»;
2. Після він завіряється: наноситься підпис, ПІБ виконавця, дійсна дата і печатка організації;
3. Не слід коригувати масштаб на принтері при друку або друкувати скан;
4. Розворот книжки, на якому зафіксована остання відмітка, підтверджується рукописної позначкою «Працює по теперішній час», процедура запевнення повторюється;
5. Багато роботодавців Ксерокс бланк в 2 розвороту на одному аркуші. На жаль, правильним це можна назвати тільки для економії паперу, не більше. Це пов'язано з обов'язком всіх інстанцій вимагати, щоб всі сторінки формуляра були надруковані на окремому А4 (ГОСТ Р 6.30-2003);
6. Копіюють ті листи документа, які заповнені;
7. Копію необхідно друкувати в книжковому форматі для зручності читання і відображення реальних розмірів документа;
8. У трудовій книжці відсутній область для підпису (на яку зверху необхідно поставити печатку), тому при засвідченні деякі керівники ставлять «Копія вірна» вгорі праворуч, як при засвідченні дубліката такого документа. Однак це не є вірним рішенням, тому що дублікат і копія - різні види формулярів для абсолютно протилежних цілей; до того ж і штамп буде перекривати номер і серію книжки. Найбільш логічно буде ставити штамп в лівому нижньому кутку документа - це правило співвідносно з ГОСТом;
9. Позначати місце зберігання оригіналу зайве, тому що, згідно з приписом, трудова зберігається на підприємстві аж до моменту звільнення працівника;
10. Завірена копія буде дійсна протягом місяця (якщо за цей період в оригінал не внесуть правки).

Слід штампа повинен накладатися повністю на підпис і частково на сам текст документа, а не на порожньому проміжку таблиці, якщо ця умова не дотримана, копію можуть визнати недійсною.

Іноді досить запевнити тільки копію останнього бланка із записом. Всі сторінки зшивають ниткою, яку після виводять до останнього аркушу і підклеюють паперової смугою з інформацією про кількість завірених бланків та підписом виконавця.

Запевняють такий документ керівник організації або співробітник відділу кадрів.

Коли він необхідний безробітному / пенсіонеру, той може попросити зробити копію з дубліката в останньому місці працевлаштування. Якщо ОК відсутня, оформити бланк може головний бухгалтер.

Таким чином, сьогодні ГОСТ Р 6.30-2003 є єдиним нормативним документом, який обумовлює норми засвідчення копії документа, але:

• він був введений в якості списку рекомендацій, і тому не можна змусити людину повністю слідувати ГОСТу;
• сформований для організаційних і розпорядчих паперів, він абсолютно не зачіпає трудову книжку, так як цей документ зовсім іншого порядку;
• на жаль, він мало перероблявся з кінця минулого століття і тому застарів;
• ГОСТ мало поширений серед працівників і знаком тільки профільним співробітникам, отже, іноді правильно завірена копія може бути розцінена співробітником банку як недійсна і навпаки;
• немає єдиної думки про те, чи треба ставити «копія вірна» або ж все-таки вручну прописувати «вірно».

Інстанції, які можуть зажадати такий документ

Трудову книжку просять подати для підтвердження зайнятості на різних підприємствах, офіційного працевлаштування та величини стажу. При паралельному працевлаштуванні громадянин не може надати оригінал, адже він зберігається на основному місці роботи, тому йому також доводиться оформляти завірену копію паперу.

Раніше вона була потрібна і для оформлення закордонного паспорта, однак сьогодні її виключили з переліку документів, що подаються.

Надання такого формуляра головний критерій видачі громадянину кредиту в банку. Малі суми іноді можуть видати на руки без підтвердження стабільного працевлаштування, однак документ про підтвердження офіційно завіреної зайнятості забезпечує найкращі умови кредитування - більш вигідні суми виплати та кредитні відсотки.

Тому найчастіше при подачі заяви на копію трудової книжки необхідної організацією вказується банк.

Таким чином, її запевнення - недовгий, але копіткий процес. Найменші відхилення від ГОСТу (багато хто все ж оформляють відповідно до нього) дозволяють організаціям визнати документ недійсним, і доводиться заново все оформляти.

Однак, при знанні необхідних норм і правил, працівник може самостійно перевірити отриману копію трудової книжки і в разі помилок відразу звертатися в організацію / нотаріальне бюро, в яких оформляли документ. Так можна безболісно уникнути сутичок з іншими організаціями, паперової тяганини і порожній втрати часу.

З цього відео ви дізнаєтеся, як правильно прошивати документи.

naimtruda.com

Ситуації, для яких потрібна завірена копія

Інформація, що міститься в трудовій, свідчить про наявність у громадянина постійного заробітку, кваліфікації виконуваних ним робіт і тривалості працевлаштування.

Ці відомості можуть бути необхідні в таких ситуаціях:

• при оформленні субсидій;
• для отримання кредиту в банківській організації, в тому числі - іпотечного;
• при складанні резюме при пошуку роботи;
• при виході на пенсію і оформленні пенсійного змісту;
• для отримання закордонного паспорта.

порядок засвідчення

Засвідчення документа - поетапний процес. Давайте розберемося, як правильно завірити трудову книжку для банку.

• Крок перший - звернення із заявою до відділу кадрів або (якщо організація невелика) до роботодавця. Це можна зробити шляхом усної прохання або (якщо це регламентовано внутрішніми актами компанії) за допомогою письмової заяви. Звернення складається в довільній формі. Обов'язково має бути зазначено: кому воно адресоване і від кого. У заяві слід сформулювати прохання про видачу завіреної копії трудової книжки.
• Крок другий - завірення копії документа роботодавцем або іншим уповноваженим на це особою.
• Крок третій - видача завіреної копії власнику документа. Це повинно відбутися не пізніше 3 днів з моменту подачі заяви (письмового або усного). Цей термін прописаний в Постанові Уряду РФ №225 від 16.04.2003 року.

Вимоги до завіреної копії

Копія документа повинна бути завірена належним чином, інакше вона не матиме юридичної сили. Розглянемо як приклад зразок запевнення трудової книжки для банку. Іноді потрібно завірити лише деякий інтервал часу, відбитий в документі. При цьому засвідчується тільки копія титульного аркуша, а потім - потрібні сторінки.

Вимоги, що пред'являються до запевненням:

• копія з документа може бути зроблено як за допомогою ксерокопіювання, так і у вигляді друкованого тексту;
• на кожній сторінці копії прописується текст (або робиться відбиток штампа): «Копія вірна»;
• під цим написом ставиться підпис завіряє співробітника з розшифровкою та зазначенням його посади, а також офіційна печатка організації;
• всі скопійовані листи скріплюються степлером або зшиваються ниткою.

Особливості запевнення останньої сторінки трудової

Засвідчення останньої сторінки документа має деякі особливості. Копія кінцевої сторінки, крім: «Копія вірна», повинна містити письмову формулювання: «Працює по теперішній час». Після цього запису повинна бути вказана дата завірення, посаду котрий запевняє співробітника і його прізвище з ініціалами. Потім ставиться печатка. Важливий момент: відбиток печатки не повинен розташовуватися на порожньому просторі сторінки, він повинен покривати частину тесту і підписи, інакше копія може бути визнана юридично недійсною.

Розберемося, хто запевняє трудову книжку непрацюючому і працевлаштованому громадянину. Завіряти документ чинному працівникові повинен співробітник організації, що має спеціальні повноваження.

Це можуть такі особи:

• керівник організації,
• начальник відділу кадрів,
• головний бухгалтер компанії.

Якщо громадянин вже не працює з якої-небудь причини (вийшов на пенсію, звільнився і т. Д.), То завірити копію трудової йому повинні на останньому місці його роботи. При неможливості це зробити (наприклад, громадянин переїхав з колишнього місця проживання в інше), завірити копію документа можна у офіційно чинного нотаріуса. Дана послуга є платною.

otdelkadrov.online

Загальна інформація

Як правильно зробити копію трудової книжки для банку? Отримати копію вашої трудової книжки не складе труднощів, якщо ви будете прислухатися до деяких наших порад, а також засвоїте ряд правил, які допоможуть вам швидше здійснити задумане.

Звичайно, питання про отримання ксерокопії залежить від того, де саме знаходиться трудова. Як правило, місцезнаходження трудової можна визначити в залежності, здійснюєте ви десь трудову функцію, або ж ні.

Так, якщо ви офіційно працевлаштовані, то трудова книжка разом з деякими іншими документами буде зберігається в організації роботодавця або ж у відділі кадрів.

Якщо ви не працюєте, то відповідно, трудова книжка знаходиться у вас на руках. Таким чином, в залежності від положення документа, змінюються і способи зняття ксерокопії.

Про завірення трудової книжки для інших підстав можна прочитати тут.

У відділі кадрів

Відділ кадрів організації, це свого роду орган, який відповідає за всю внутрішню документацію підприємства, нормативне закріплення та врегулювання ряду проблем з оформленням паперів.

також функцією відділу кадрів організації є ведення і зберігання трудових книжок. При вашому зарахування на посаду, на ваше ім'я створюється особиста справа, куди потім і надходять ваші документи, починаючи з копії паспорта та закінчуючи трудової.

Тому, якщо вам знадобилася відповідна копія, вам необхідно звернутися до співробітника відділу кадрів.

Як ви знаєте, відділ кадрів слід за офіційним виконанням всіх дій в організації, тому і вам трудова книжка може бути видана тільки в офіційному порядку.

Заява, це документ, який в залежності від вимог організації може бути складений за певним зразком або ж на власний розсуд.

Обов'язково, перш ніж складати документ поцікавтеся у відділі кадрів, які вимоги вони висувають до таких заяв.

Заява повинна писатися на чистому аркуші формату А4 чорної або ж синьою ручкою, а також може бути надруковано на комп'ютері.

Заява пишеться на ім'я керівника організації, тому в правому верхньому куті ви повинні написати найменування організації, а також ініціали роботодавця.

Після цього ви пишіть, від кого надходить дана заява, тобто свої ініціали та посаду.

Тепер, в середині рядка ставиться слово «заява» і починається короткий і лаконічний виклад причини, відповідно до якої ви потребуєте у видачі ксерокопії трудової книжки.

Зразок заяви на видачу копії трудової книжки для банку:

Якщо ви берете копію для банку, то так і напишіть, для яких цілей знадобилися копії документа. В кінці заяви ставте дату і свій підпис.

Подаючи заяву до відділу кадрів пам'ятайте, що розглядати його можуть протягом трьох робочих днів, Що означає, що можливо вам не вдасться отримати бажаний документ відразу.

Засвідчення трудової книжки для банку

Як правильно завірити копію трудової книжки для банку? Зразок і фото в статті. Як тільки заяву буде розглянуто, вам скажуть про результати. Якщо вам відмовляють в отриманні документа, то дане рішення повинно бути мотивоване, наприклад, вказана причина, по якій така дія неможливо і важливо, щоб ситуація відповідала закону і не обмежувала ваші права.

Якщо ж причини вам відмовляти немає, вам дозволять оформлення ксерокопії трудової. Завіряється копія також у відділі кадрів, для цього є належна процедура, яка прописана в пунктах інструкції для кадровиків.

Спочатку знімають копії всіх сторінок трудової книжки, в тому числі титульного аркуша. Дані листи скріплюють разом. На кожній сторінці проставляється печатка організації. Зверніть увагу, що печатка не для пакетів, а загальна друк.

Також крім друку, на кожній сторінці внизу повинна стояти підпис про те, що копія вірна. Ще необхідно, що б обличчя, а саме співробітник відділу кадрів, який би займався постановкою друку, залишив свої ініціали, а також вказав, на якій посаді він працює.

Але на цьому завірення копії трудової не закінчується. На останній сторінці ставиться дата, коли була зроблена копія і пишеться інформація, що співробітник, який отримав на руки копію, і по даний момент працює в даній організації в тій же посаді.

На цьому процедура засвідчення копії завершена.

Як запевнити трудову книжку для банку? Зразок (фото):

Варто пам'ятати про обмеженому терміні дії даного документа. Пам'ятайте про те, що скористатися копією ви повинні протягом місяця. Надалі законна сила втрачається.

Як оформити копію трудової книжки для банку?

Як правильно завірити трудову книжку для банку? Правильне завірення полягає в наявності всіх передбачених печаток і підписів.

Після того, як на руки видали завірену копію, ретельно перевірте наявність печаток на кожному з листів ксерокопії. Також поруч з печаткою повинна стояти запис, що копія вірна.

Не забудьте про те, що на кожному аркуші співробітник відділ кадрів повинен залишити свої ініціали.

На самому останньому аркуші перевіряйте записи. Крім печаток і підписів співробітника відділу кадрів там повинні бути і ваші ініціали.

Зразок (фото) завіреної копії трудової книжки для банку:

Скільки дійсна копія трудової книжки для банку?

Як ми вже говорили, термін дії такої ксерокопії становить місяць, але термін дії копії трудової книжки для банку можна як продовжити, так і зменшити, залежно від ваших уподобань.

Так, на бланку ксерокопії може бути прописаний менший термін, наприклад співробітник відділу кадрів виставляє дату з якого по яке число документ має законну силу.

Якщо ж хоче збільшити, то пише знову ж період з якого по яке діє ксерокопія а також робить підпис що в разі необхідності може бути видана нова ксерокопія.

Зрозуміло, всі ці записи робляться на самому останньому листі ксерокопії.

Якщо трудова книжка на руках

Якщо трудова книжка у вас на руках - це значить, що ви ніде не працюєте і тим більше, не маєте можливості звернутися до відділу кадрів за отриманням ксерокопії.

Але не впадайте у відчай, вихід завжди є і в першу чергу він полягає в оформленні ксерокопії у нотаріуса.

Засвідчення у нотаріуса

Так як трудова книжка у вас вже на руках - сміливо йдіть в нотаріальну контору, не забувши прихопити з собою паспорт. У нотаріальній конторі вам запропонують на спеціальному бланку скласти заяву про те, щоб запевнити ксерокопію. Ознайомившись із заявою, нотаріус вирішує відмовляти вам у проханні або ж навпаки, погодитися.

Якщо рішення прийнято на вашу користь - надайте нотаріусу трудову. Він сам зніме з неї ксерокопії і поставить печатку. Також в ксерокопії він затвердить, що копії вірні і поставить підпис і дату.

Таким чином, ви познайомилися з двома законними способами отримання засвідчених ксерокопій. Надаючи їх в банк не у кого не буде сумнівів в тому, що ви дійсно законослухняний громадянин. Головне - не забувайте про терміни дії ксерокопії.

У 2018 році запроваджуються нові правила, що стосуються запевнення трудових книжок. Їх потрібно обов'язково врахувати кадровому відділу компанії. Якщо правила не будуть використовуватися, засвідчені копії якого вважатися недійсною.

Для чого потрібно завіряти трудову книжку

Завіряються записи в книзі, її ксерокопії. Зазвичай потреба в завіренні виникає при взаємодії з банком, кредитною організацією. Вона утворюється в рамках наступних потреб:

• Підтвердження джерела доходу позичальника.
• Підтвердження того, що людина зможе повернути позичені гроші.
• Стягнення боргу з зарплати позичальника.
• Підтвердження інформації, викладеної в анкеті.
• Встановлення, часто людина змінює місця роботи.
• Встановлення причин розірвання трудової угоди з минулих місць роботи.

Завірену копію може запросити відділ ОФМС при наданні закордонного паспорта. Представники ОФМС переглядають місця роботи людини за останні 10 років. Потрібно відзначити, що необхідність в наданні копії ТК співробітникам ОФМС скасована наказом МВС. Але деякі відділи запитують цей документ. Крім того, іноді завірена папір потрібно при отриманні візи.

Копія може запитуватися кадровим відділом фірми, в яку влаштовується співробітник. Вона потрібна для перевірки минулих місць роботи, причин звільнення.

Правила запевнення, що залишилися незмінними

Зміни, що з'явилися в 2018 році, є дуже локальними. Тобто практично всі правила запевнення, за рідкісними винятками, залишилися колишніми. Якщо співробітник запросив завірену копію книжки, роботодавець повинен надати її протягом 3 днів. Термін відраховується з дати направлення працівником заяви. Відповідна норма міститься в статті 62 ТК РФ. У цій же статті зазначено, що надана копія повинна бути завірена належним чином.

При посвідченні потрібно користуватися цими незмінними правилами:

• Копіювати потрібно все обороти, де є відомості. це і титульний аркуш, Та сторінки з відміткою заключним записом про працевлаштування.
• Копіювати розділ про винагороду потрібно не у всіх випадках. Зазвичай потрібна ця сторінка при отриманні різних звань. Наприклад, звання «Ветеран праці». Відомості про заохочення знадобляться при влаштуванні на нову роботу.
• Копії листів брошуруються. На наклейці ззаду потрібно привести число скріплених листків.
• На заключному аркуші книжки проставляються ці позначки: позначка «Вірно», підпис особи, яка зробила копію книжки, дата оформлення і друк.

Копію можна або зшити, або уявити розрізнено. Якщо це окремі листи, то запевнити потрібно кожен з них.

ДО ВІДОМА! Іноді фірми вимагають вказівки того, що співробітник продовжує працювати у поточного роботодавця. Однак ця вимога не затверджено Держстандартом. Тобто від виконання цієї вимоги можна вільно відмовитися.

Законодавче обґрунтування нових правил

До 1 липня 2018 року діяло Постанова Держстандарту №65 від 3 березня 2003 року. Але з 1 липня юридичну силу отримує ГОСТ Р 7.0.97-2016, встановлений Наказом Росстандарта №2004-ст. Правила запевнення ТК містяться в пункті 5.26 ГОСТ. Практично всі норми залишилися колишніми. Але виникло одна зміна. Зокрема, тепер потрібно прописувати, де саме зберігається оригінал трудової книжки. Нововведення потрібно для того, щоб одержувач ксерокопії знав про місце знаходження оригіналу.

Особливості внесення додаткового запису

З 1 липня 2018 року за створення копій потрібно вносити додаткову запис про місце знаходження оригіналу книжки. Відповідну вказівку міститься в пункті 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016. У нормативному акті є важливе роз'яснення. Зокрема, додатковий запис вноситься лише тоді, коли копія книжки направляється в сторонню фірму. Наприклад, це може бути банківська установа, компанія нового роботодавця. Якщо книжка призначається для внутрішнього використання, ніяких допоміжних позначок не потрібно.

Новий ГОСТ дозволяє завіряти копії за допомогою спеціальних штампів. Крім того, новий нормативний акт пояснює всі нюанси розшифрування підпису. Зокрема, спочатку потрібно проставити ініціали імені та по батькові. Потім ставиться повністю підпис особи, яка створила копію.

Етапи засвідчення копії трудової книжки

Засвідчення ксерокопії виконується відповідно до наступних етапів:

1. На останньому аркуші проставляється відмітка «Мабуть» або «Копія вірна».
2. Фіксування посади та ПІБ особи, яка посвідчує ксерокопію.
3. Підпис особи, що посвідчує документ.
4. Зазначення дати запевнення.
5. Нижче всіх раніше проставлених записів проставляється відмітка «Оригінал зберігається ...».
6. Проставлення печатки підприємства.

З 1 липня відсутність запису вважається помилкою. Виняток - копія створюється для внутрішніх цілей компанії.

Поширені помилки при засвідченні

При засвідченні ТК зазвичай допускаються ці помилки:

• Штамп про те, що це копія документа, поставлений тільки на окремих аркушах, а не на всіх.
• На частині листів відсутній завіряє підпис з печаткою.
• На останньому аркуші відсутня відмітка про те, що співробітник працює в даний час.
• Поставлений підпис завіряє листа, однак вона не підкріплена зазначенням посади та ПІБ особи.
• Людина, яка засвідчує копію, не володіє потрібними повноваженнями.
• Відсутня вказівка \u200b\u200bмісця зберігання оригіналу документа.
• Друк поставлена \u200b\u200bтільки на «білій» частини листа, вона не зачіпає копію.

Перелік поширених помилок потрібен для того, щоб не допускати їх самим. Як правило, за недоліки ніякої відповідальності не накладається. Однак неправильно завірена копія не матиме юридичної сили.

Засвідчення книжки для банківської установи

У більшості випадків копія трудової книжки запитується саме банком або кредитною установою. Складатися вона буде за стандартними нормами. Але є деякі нюанси, на які потрібно звернути увагу:

• Рекомендується ставити позначку не "Копія вірна», а «Мабуть». Саме таке формулювання обговорена в ГОСТ.
• Текст трудової книжки повинен бути розбірливим, легко читаним.
• Недостатньо поставити підпис завіряє особи. Потрібно обов'язково доповнити її посадою і ПІБ цієї особи.
• Обов'язково повинна стояти відмітка про знаходження оригіналу книжки.
• Бажано надати копію у вигляді окремих листків, кожен з яких правильно завірений.

У кожного банку можуть бути свої вимоги. Бажано уточнити їх в самій установі.

додаткові особливості

Що саме писати про місцезнаходження оригіналу? Цей документ дозволено зберігати в лотках і сейфах. Якщо ТК лежать не в номенклатурних справах, а в сейфах, потрібно тільки прописати місце зберігання. При цьому можна не фіксувати номер справи.

Наприклад, запис може бути виглядати таким чином:

Вірно.
Оригінал ТК зберігається в сейфі кадрового відділу компанії «Альфа-Бета».
Спеціаліст по кадрам: підпис, Петрова П.П., 3.08.2017.

У позначці потрібно обов'язково прописати, в якій саме компанії знаходиться оригінал. Вказівка \u200b\u200bмісця зберігання дозволить запросити оригінал документа, якщо це потрібно. Це одна з функцій позначки, введеної в 2018 році.

Копія трудової книжки може стати в нагоді людині при різних обставинах: укладення договору з банком, відвідуванні державних інстанцій і т.д. Оскільки оригінал, згідно з нормативами, наймач видати не має права, для цього робиться копія трудової, яка повинна бути завірена. З 2018 року прийняті нові правила, як організувати все це коректно. Ознайомимося з ними докладніше.

Дорогі читачі!

Це швидко і безкоштовно!

Трудова книжка і її копія

Одним з головних документів в житті кожного громадянина вважається саме його праця. книжка. Зобов'язання вести і зберігати подібні матеріали лежить на відділі кадрів або іншому уповноваженому особі, що володіє необхідною кваліфікацією. Оскільки оригінал повинен зберігатися у наймача і не підлягає видачі на руки до звільнення працівника, якщо працівнику для тих чи інших цілей потрібна книга, видається її ксерокопія.

Такого роду папір включає всі відомості про робочої діяльності людини: про прийняття, заохочення і перекладах, а також звільнення. Завірена копія трудової книжки не відрізняється за силою юридичного характеру від оригіналу.

Законодавство

Основним законодавчим актом тут прийнято вважати ТК РФ. Що таке копія трудової книжки, як правильно її вести, завіряти, зберігати, тобто все, що стосується самої книжки і її ксерокопійованих примірників регламентується підзаконними НПА. Наприклад, постановами Мінпраці № 69 і Уряду № 225.

Навіщо потрібна

Питання, як правильно завірити трудову, зазвичай з'являється, якщо папір раптом терміново знадобилася працює. Це може статися при укладанні угоди про кредитування, зверненні до органів соцзахисту за субсидією, в ПФ за пенсійними виплатами та інше. Багато де вимагають підтвердити свій заробіток. Тому слід правильно завірити ТК.

Як запевнити трудову книжку в 2020 році?

З літа минулого року новим наказом Росстандарта регламентовано як повинна завірятися розглянута папір. Тепер необхідно враховувати, в яких же цілях знадобилася папір. Потрібно отксерить цікавлять листи книги, так, щоб текст був добре видно. Щоб вони вважалися грамотно завіреними, буде потрібно:

• на папері поставити напис «Вірно»;
• відзначити посаду і ПІБ відповідального працівника за кадрову документацію;
• проставити дату запевнення;
• згадати, де зберігається оригінал.

Деякі організації можуть ще висувати свої додаткові вимоги. Наприклад, банки хочуть, щоб на ксерокопіях був напис про те, що людина працює по даний момент включно. Така фраза законодавчо ніде не передбачена, однак для фінансових установ вона є гарантією того, що у клієнта є стабільний заробіток, з якого він буде гасити кредит.

Для акуратного вигляду дубліката кожен його лист слід зшити. Всі сторінки зшивають по лівому краю. Краї залишилися ниток заклеюють папером, вказують дату і печатку фірми. Коли документ потрібно для обігу всередині фірми, вносити запис про місце заощадження документа немає потреби.

Зразок посвідчення копії трудової книжки

Перегляньте, що собою являє зразок.

де запевнити

Засвідчення копії трудової здійснюється різними фахівцями виходячи з ситуації і штатного розкладу підприємства. Розглянемо всі можливі варіанти.

Зразок завірення нотаріусом

У тих випадках, коли людина безробітний або ніде не числиться, екземпляр його працю. книжки оформляє нотаріус. Йти до нього потрібно з паспортом або іншим документом, що посвідчує особу. Ознайомтеся, як виглядає нотаріально посвідчений зразок завіреної трудової.

Важливо не випускати з уваги, що подібного роду послуга, як, втім, і будь-яка інша у нотаріуса, платна.

Дорогі читачі!

Наші статті розповідають про типові способи вирішення юридичних питань, але кожен випадок носить унікальний характер. Якщо ви хочете дізнатися, як вирішити саме Вашу проблему - звертайтеся в форму онлайн-консультанта справа →

Це швидко і безкоштовно! Або телефонуйте нам за телефонами (цілодобово):

Як завіряється роботодавцем

За правилами запевнення дублікатів, щоб отримати папір потрібно оформити заяву на ім'я директора, а коли у юрособи є кадрового підрозділу - його керівника. У маленьких закладах дозволено обійтися і усним зверненням.

Не завжди людині потрібно вся трудова. Часто достатньо лише кількох сторінок, що стосуються певного періоду його праці. Тому можна отксерить тільки потрібні листи документа. Крім того, аналогічний текст можна і надрукувати. Це стане в нагоді, якщо у оформлювача нерозбірливий почерк.

Хто має право завіряти

Як уже зазначалося, оригінал паперу, поки працівник числиться в організації, зберігається у його роботодавця. Заверительную запис може внести:

• начальник;
• кадровик чи представник кадрової служби;
• підприємець;
• бухгалтер.

Чи може це зробити головний бухгалтер

Коли юрособа не має кадровика, який веде, запис завіряється часто головним бухгалтером. Він же зазвичай і веде подібного роду документацію.

Хто запевняє трудову гендиректора

Ксерокопію книжки гендиректора вправі запевнити один із засновників юрособи або ж співробітник кадрів головного офісу.

Зразок посвідчення ТК

Подивіться, як буде виглядати приклад запевнення трудової книжки.

Як завіряється документ для декретниці

Незважаючи на декрет, така співробітниця є повноцінним членом колективу і її документація зберігається разом з паперами інших трудящих у наймача. Тому засвідчення дубліката здійснюється в стандартному порядку. Якщо жінці потрібно отримати позначку «копія вірна» в своїй трудовій книжці, вона має право звертатися до керівника або кадровику.

Зразок посвідчення трудової співробітниці в декреті

Перегляньте, як правильно завірити копію трудової книжки (зразок).

Копія трудової книжки, завірена роботодавцем

Грамотне оформлення кадрової документації, завіреної роботодавцем, має включати в себе наступні реквізити:

• номер запису;
• фразу, що людина все ще числиться на підприємстві;
• посаду працівника;
• ПІБ відповідальної особи;
• дату проведення такої операції.

Нижче представлений приклад паперу, що видається працюючій людині.

Працює дотепер

У представленому вище прикладі на копії паперу видно фразу «працює по теперішній час». Подібну оцінку ставлять, коли трудова книжка знадобилася, щоб подати матеріали до установ, для яких важливий факт працевлаштування людини і отримання ним регулярного заробітку.

термін видачі

Щоб розглянути заяву трудящого і оформити копію книжки фахівцям відводиться 3 дні. Протягом цього терміну слід правильно оформити документацію. А ось видати її потрібно не пізніше ніж через тиждень.

Термін дії

Слід пам'ятати, що тимчасові рамки дії даної папери обмежені. Так, термін її дії 30 днів з моменту проставлення підпису.

Дорогі читачі!

Наші статті розповідають про типові способи вирішення юридичних питань, але кожен випадок носить унікальний характер. Якщо ви хочете дізнатися, як вирішити саме Вашу проблему - звертайтеся в форму онлайн-консультанта справа →

Це швидко і безкоштовно! Або телефонуйте нам за телефонами (цілодобово):

Особливості запевнення для банку

У разі укладення кредитної угоди, більш вигідні умови надання в борг передбачені саме для працевлаштованих громадян. Адже це гарантія стабільного заробітку, а значить і регулярних виплат по погашенню кредиту. Щоб це підтвердити, потрібно надати відповідну документацію. Тоді і з'являється проблема, як запевнити копію трудової книжки для банку.

Саме за таких обставин буде актуальною відмітка про те, що людина займає свою посаду, до цього дня. Адже за фактом він вже міг давно звільнитися просто відповідний запис про це відсутня.

Зразок посвідчення для фінустанови

Нижче представлений приклад, як оформити папір для банку.

Як правильно завірити копію трудової для Пенсійного Фонду

Встановлений порядок, як оформити завірену копію для ПФ передбачає, що отксеренние листочки необхідно прошити білою ниткою по правому краю. Кінчики ниток заклеюються папірцем, на якій ставиться напис з датою та печаткою підприємства. Важливо не ігнорувати і деякі дріб'язкові моменти. Наприклад, що печатка повинна німого виходити за межі наклеєною папірці і заходити на саму копію.

Приклад запевнення для Пенсійного фонду

Ознайомтеся, куди ставити печатку і як оформити останню сторінку розглянутої паперу для ПФ.

Помилки при оформленні документа

Розглядаючи приклади оформленої копії, можна виділити такі найбільш допускаються при цьому помилки:

• відмітка «копія» коштує не на всіх аркушах ксерокопії;
• не проставлено напис, що завіряє і друк;
• не вказано посаду або особисті дані працівника;
• копія завірена особою, у якого не було на те повноважень;
• немає відомостей про те, що співробітник продовжує працювати;
• не написано, де зберігається оригінал документа;
• відбиток варто тільки на порожніх частинах сторінки, не зачіпаючи саму копію.

Корисне відео

Щоб краще розібратися в цьому питанні перегляньте представлене нижче відео.

висновок

Копія трудової є документ, який потрібен людям в найрізноманітніших ситуаціях. Як правило, вона потрібна для підготовки пакету документів в держ. інстанції. Тому не останню роль відіграє той факт, щоб копія трудової була правильно оформлена, в іншому випадку всі матеріали у заявника можуть не прийняти. Ось уже другий рік діють нові вимоги запевнення подібної паперу, на що слід звернути особливу увагу.

Засвідчення документів з особового складу входить в обов'язки кадровика. Дізнайтеся, як правильно завіряти оригінал і ксерокопії трудової, без яких реквізитів документи недійсні, і що змінилося після переходу на новий ГОСТ.

У статті:

Скачайте корисні документи:

Як правильно завірити трудову книжку

Якщо працівник працевлаштований, оригінал трудової книжки знаходиться у відділі кадрів, де зберігається в безпечному місці - сейфі або вогнетривкій шафі. Титульний лист документа, а також записи, що мають принципове значення, в обов'язковому порядку завіряються.

Нові правила в 2019 році

Актуальні правила запевнення трудової книжки встановлює ГОСТ Р 7.0.97-2016, затверджений наказом Росстандарта №2004-ст від 8.12.2016.

Згідно з новими вимогами, що застосовуються з 1 липня 2018 року, на кожній завіреної копії слід вказувати, де зберігається оригінал трудової книжки (запис-зразок шукайте в Системі Кадри).

Читайте в «Системі Кадри»: Як оформити і завірити копію трудової книжки за новим ГОСТом

Коли завірення трудової книжки необхідно:

1. При заповненні титульного аркуша.Оформляючи нову трудову книжку, насамперед заповніть титул. Внесіть відомості про працівника на підставі паспорта, диплома та інших наданих при працевлаштуванні документів. Робити це потрібно в присутності власника, який повинен ознайомитися з усіма внесеними записами під підпис. Потім титульний лист завіряється підписом особи, відповідальної за ведення трудових книжок, і печаткою організації.
2. При звільненні працівника. Після того, як в розділ «Відомості про роботу» внесені дані про припинення трудового договору, відступите один рядок вниз і в графі 3 вкажіть посаду особи, що оформила запис, а також поставте підпис з розшифровкою і печатка організації.
3. При зміні прізвища, імені, по батькові або дати народження працівника. Спочатку внесіть виправлення в титульний лист. Закреслюйте колишню запис, а нову зробіть збоку в тому ж рядку, якщо є місце, або вище. Потім на внутрішній стороні обкладинки коротко опишіть внесені зміни, вкажіть реквізити документа-підстави і завірте запис печаткою організації та підписом з розшифровкою. Як виглядає зразок запевнення трудової книжки після того, як співробітниця змінила прізвище, ви дізнаєтеся у статті.

Відсутність на титульному аркуші обов'язкових реквізитів, нерозбірливе заповнення або підпис, що погано піддається розшифровці - помилки, які кадровик ні в якому разі не повинен допускати. Підписуючи титул, про всяк випадок подстрахуйтесь і замість особистого підпису розбірливим почерком впишіть своє прізвище. Дізнайтеся, які ще журналу «Кадрове справа» допоможуть правильно оформити трудову книжку нового співробітника.

Для чого потрібна копія трудової книжки, завірена роботодавцем

Оригінал трудової книжки зберігається у роботодавця аж до звільнення її власника і видається на руки тільки в одному випадку - для пред'явлення до Пенсійного фонду. У будь-якій іншій ситуації працівникові видається завірена копія трудової книжки.

Зазвичай оформлення документів, що мають відношення до особового складу організації, доручається кадровику, який повинен знати, як правильно завірити копію трудової книжки.

Копія трудової книжки може знадобитися для:

• оформлення банківського кредиту або іпотеки;
• подачі в консульство або посольство при оформленні візи;
• відновлення оригіналу трудової книжки, якщо він загублений або вкрадений.

Копія документа, призначена для звернення в офіційні інстанції, повинна відтворювати всю значиму інформацію, що міститься в оригіналі, а також його реквізити і зовнішні ознаки. Просто скопіювати сторінки за допомогою ксерокса недостатньо, їх необхідно ще й запевнити - тільки завірена за всіма правилами копія має юридичну силу. Експерт «Системи Кадри» розповість, як завірити копію трудової книжки, виписку з наказу або звіту, довідку з місця роботи та інші документи на прохання співробітника.

Заява співробітника на видачу завіреної копії трудової книжки

Як правильно завірити копію трудової книжки: зразок

Отримавши від працівника письмову заяву, роботодавець зобов'язаний у триденний термін підготувати і видати затребувану копію (ст. 62 ТК РФ). Плата за оформлення не стягується, відмова не допускається. Навіть якщо співробітник напередодні вже оформляв таку ж копію, заявку слід задовольнити, якою б не була причина повторного звернення.

Крім того, копії документів на одного або декількох співробітників можуть запитувати і наглядові органи. Наприклад, відділ поліції, прокуратура, суд або податкова служба. Якщо в організацію надходить офіційний письмовий запит з державної інстанції, яка має право запитувати відомості про працівників, роботодавець зобов'язаний піти назустріч, навіть якщо мова йде про персональні дані.

Термін, протягом якого слід оформити і надати копії трудових книжок, зазвичай вказується в тексті запиту. Але якщо конкретних вказівок немає, уточнюйте термін в телефонному режимі або орієнтуйтеся на вимоги нормативних актів, що регулюють роботу конкретного відомства. Наприклад, копії документів на вимогу поліції слід надати протягом одного місяця з дня отримання запиту (ст. 13 федерального закону №3-ФЗ від 7.02.2011).

Виняток: робота за договором ЦПХ

Виняток - виконавці, що працюють на підставі цивільно-правового договору. Дія статті 62 ТК РФ, як і інших положень трудового законодавства, на даний вид відносин не поширюється. Тому замовник не зобов'язаний оформляти для виконавця будь-які довідки та копії за винятком двосторонніх документів (самого договору ЦПХ, актів про прийняття виконаних робіт або наданих послуг) і довідок за формою 2-ПДФО, які організація видає в якості податкового агента (ст. 230 НК РФ).

Детальніше про нюанси цивільно-правових відносин з працівниками та хитрощі, що дозволяють оформити договір ЦПХ без штрафів і ризику перекваліфікації, .

Як завірити копію трудової книжки (зразок дан нижче):

Крок 1. Зробіть копії.Копіюйте все розвороти документа, на яких є записи, в тому числі - титульний лист. Якщо в трудову книжку вшитий вкладиш хоча б з одним записом, його теж скопіюйте.

Крок 2. Проставте завірчі написи. Розбірливо на кожній скопійованої сторінці. Завірте кожну напис печаткою організації та підписом кадровика або іншої посадової особи, відповідальної за кадрове діловодство. Обов'язково вкажіть повне найменування його посади і дату засвідчення в форматі «дд.мм.рррр».

Увага! Якщо роботодавець не використовує печатку, видайте співробітнику довідку-підтвердження з посиланням на норму, що наділяє юридична особа правом, але не обов'язком мати власну печатку - статті 2 і 6 закону №82-ФЗ від 6.04.2015).

Крок 3. Напишіть, де зберігається оригінал. Якщо трудові книжки включені в номенклатуру як одна справа, вкажіть його номер, рік формування і назва організації-роботодавця.

альтернативний спосіб

Коли копія містить велику кількість сторінок, можна застосувати альтернативний спосіб завірення.

На лицьовій стороні першого або на зворотному боці останнього аркуша розбірливо напишіть «Копія», А потім все сторінки прошийте міцною ниткою і пронумеруйте. Кінці нитки виведіть на оборот останнього аркуша в блоці, опломбує густо зробіть запис « Вірно. Всього прошито, пронумеровано та скріплено печаткою ___ аркушів»(Вкажіть точну кількість).

Запис завіряється підписом посадової особи, уповноваженої засвідчувати копії, з поточною датою, розшифровкою та зазначенням посади. Тут же ставиться печатка організації, причому таким чином, щоб частина відбитка захоплювала пломбу. Саме такий порядок запропонований Мінфіном Росії в роз'яснювальному листі №03-02-Р3 / 39142 від 7.08.2014. Якщо все зробити правильно, у наглядових органів не буде претензій до оформлення.

Як оптимізувати роботу

Якщо регулярно доводиться запевняти десятки і сотні копій, виникає природне бажання оптимізувати роботу. Закон не забороняє користуватися готовими заверочнимі штампами, на які вже нанесені всі необхідні написи і реквізити.

Завдяки такому штампу завірення копії трудової книжки не відніме багато часу: кадровику залишається лише вписати поточну дату, назву компанії та реквізити справи, в якому зберігається оригінал документа, а потім поставити підпис і печатку.

Експерт журналу «Кадрове справа»:

Завіряти записи в трудових книжках, а також час від часу робити копії документа для банків, посольств та інших інстанцій за запитом співробітника доводиться кожному кадровику.

Щоб ксерокопія трудової книжки вважалася дійсною, дотримуйтеся вимог нового ГОСТу, які вступили в силу з 1 липня 2018 року, і не забувайте ставити печатку, якщо роботодавець її використовує.

Іноді працівники просять фахівців кадрової служби. Наприклад, зразок засвідчення копії трудової книжки 2020 може знадобитися для надання в організацію, що займається питаннями соціального забезпечення, або в банк для отримання кредиту.

Частим умовою для оформлення будь-яких паперів є підтвердження постійного заробітку. Але так як оригінал видається тільки у виняткових випадках, частіше для цієї мети використовується зразок копії трудової книжки, завірена роботодавцем 2020.

Запевнити і видати копію співробітнику на руки необхідно протягом трьох робочих днів з моменту отримання його прохання ( ст. 62 ТК РФ). Щоб правильно оформити документ, необхідно врахувати нові правила засвідчення копії трудової книжки з 01.07.2018, про які ми поговоримо далі.

Як запевнити трудову книжку за новими правилами 2020

З 01.07.2018 завіряти документ слід, спираючись на нові вимоги. Тому звернемося до ГОСТу Р 7.0.97-2016. Його планували ввести в дію з 01.07.2017, але Наказом Росстандарта від 25.05.2017 № 435-ст.

Згідно з новим ГОСТу, правила запевнення (взагалі в цілому, а не тільки трудової книжки) тепер безпосередньо залежать від того, для якої мети людині потрібна копія.

Перш за все потрібно зробити копії всіх сторінок, на яких є записи. Вони повинні мати хорошу якість. Якщо зразок завіреної копії трудової книжки (2020) оформляється для надання в ПФР, банк або в іншу організацію, завіряти її слід в певному порядку із зазначенням місця зберігання оригінального бланка.

Зразок, як правильно завірити трудову книжку в 2020 році для сторонньої організації:

• на документі ставиться відмітка «Мабуть»;
• вказується П.І.Б., посада співробітника, відповідального за оформлення кадрових документів;
• вказується дата запевнення;
• з 01.07.2018 потрібно робити вказівку на те, де зберігається оригінал.

Багато банків вимагають, щоб зразок запевнення трудової книжки з 1 липня 2018 року також ще містив запис про те, що її власник «працює по теперішній час». У новому ГОСТі немає вказівки на необхідність внесення в документ такої фрази. Але для банків вона є додатковим підтвердженням того, що у потенційного позичальника є постійне джерело доходу, і він зможе повернути кредит. Тому якщо для кредитної організації важливо присутність цієї фрази, її потрібно внести.

Нижче ми розмістили зразок, як запевнити трудову книжку, який працює по теперішній час (2020).

Щоб ксерокопія мала належний зовнішній вигляд, Її сторінки потрібно прошити. Складені листи зшиваються по лівому краю. Краї ниток, за допомогою яких вони були прошиті, заклеюються папером. На папері вказується дата зшивання, а потім ставиться печатка організації. Друк повинна частково зачіпати запис, а частково лист документа.

Якщо документ оформляється для використання всередині компанії, запис про місцезнаходження бланка вносити не потрібно. Пропонуємо вашій увазі зразок, як по-новому запевнити трудову книжку.

Зразок посвідчення трудової книжки з 2018 року для внутрішнього документообігу компанії:

• вказується запис «Мабуть»;
• П.І.Б., посада, підпис кадровика;
• дата засвідчення.

Як завірити копію трудової книжки з 2018 року

З 01.07.2018 внизу копії або виписки з ТК для сторонньої організації під реквізитом «Підпис» слід вказати місцезнаходження оригінального документа. Запис може виглядати наступним чином: «Оригінал документа знаходиться у відділі кадрів (найменування організації)». Як правильно має бути оформлено завірення? Зразок, як завіряти копію трудової книжки з 1 липня 2018 року дивіться нижче.

Де можна запевнити документ

Якщо людина працює, для її отримання йому потрібно звернутися із заявою до відділу кадрів підприємства, на якому він працює. Також видати ксерокопію може бухгалтер організації, якщо на нього покладено функцію ведення, а відділ кадрів відсутня. Протягом трьох днів після отримання заяви паперу повинні бути. Відмовити в цьому йому не мають права.

У разі якщо громадянин є безробітним, оформити копію ТК йому може нотаріус. Для цього потрібно звернутися в нотаріальну контору, пред'явивши нотаріусу паспорт і трудову книжку. Нотаріус копіює необхідні сторінки, а потім проставляє на них печатки і свої підписи. Також на кожній сторінці їм вноситься відповідний запис.

Помилки при оформленні документа

Часто зустрічається така помилка: печатка організації захоплює текст або підпис кадровика (при цьому стає важко прочитати, що написано в копії) або не перебуває у місці, де повинна стояти (поля, відмічені МП). Відбиток печатки повинен бути розташований за правилами.

Особливо треба відзначити, що помилки в копіях недоречні. Також не допускаються виправлення при написанні формулювань. Документ, оформлений неправильно, у працівника просто не приймуть, тому що він буде вважатися недійсним. Якщо помилка була допущена, потрібно скопіювати заново потрібні сторінки і запевнити їх належним чином.